Ultimo scatto: come affrontare rapidamente gli affari del lavoro
alexander savina
Entro la fine della settimana (e anche alla fine dell'anno) il nostro unico desiderio è di occuparci rapidamente del lavoro e finalmente iniziare a riposare. Esiste un'enorme varietà di libri e manuali sulla gestione del tempo: trovare ciò che fa per voi non è difficile. Per coloro che non sono ancora pronti ad approfondire seriamente il problema, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti e trucchi che aiuteranno a far fronte più velocemente agli affari del lavoro e renderti più produttivo.
Non cercare il multitasking
Il semplice consiglio che pochi seguono: per far fronte a un compito in modo rapido e corretto, è meglio farlo da solo e, se possibile, eliminare tutte le distrazioni. Non tutti sono in grado di concentrarsi ugualmente su più cose contemporaneamente, soprattutto se ognuno di loro richiede immersione e attenzione - per questo, la qualità del lavoro ne risente.
Lavora in chat room, instant messenger, e-mail - tutto ciò ti distrae. Pensa a come liberarti delle distrazioni: ad esempio, non rispondere immediatamente non appena viene visualizzata una notifica relativa a un nuovo messaggio, registra le attività di terze parti che si presentano durante il lavoro per risolverle in seguito o raggruppa attività simili e dedica il tempo durante il giorno a risolvere loro. Quest'ultimo consentirà meno distrazioni - non sarà necessario ricostruire da un tipo di attività a un altro. Per seguire questo principio, sarà necessaria disciplina e una certa resistenza, ma il risultato non richiederà molto tempo.
Pianifica la tua giornata lavorativa
L'elenco delle cose da fare è una tecnica semplice che semplifica il lavoro: puoi stimare la quantità effettiva di compiti e stabilire scadenze realistiche per loro. Non importa quanto ti piacerebbe credere nell'opposto, ma tutte le attività hanno diversi gradi di importanza - quindi, quando pianifichi il tuo lavoro, imposta le priorità. Pensa a che ora del giorno sei più produttivo e cerca di risolvere i compiti più importanti e difficili in questo momento. Ad esempio, molte persone sono più abituate a iniziare la giornata a controllare la posta di lavoro, ma questa non è sempre la soluzione migliore: se sei più attivo al mattino prima di stancarti e perdere attenzione, è meglio lasciare questo tempo per le attività più difficili o creative che richiedono concentrazione.
Le riunioni possono spesso interrompersi un giorno, ad esempio se sono trattenute un paio d'ore dopo l'inizio della giornata lavorativa, per le quali non si ha il tempo di completare almeno un'attività. Quando pianifichi il tuo tempo, pensa se hai tempo per fare qualcosa prima e dopo gli incontri o tra di loro - forse è più facile posticipare l'incontro per la mattina? Inoltre, il lavoro è imprevedibile e potresti avere compiti imprevisti in qualsiasi momento. Pertanto, è meglio che il piano per la giornata non fosse molto denso e che ci fosse abbastanza tempo per sorprese: contare su 5-6 ore di lavoro continuo.
Stabilisci le tue scadenze e stringili
Uno dei motivi per cui non siamo in grado di affrontare il compito più velocemente - la mancanza di una scadenza chiara: il lavoro spesso impiega tutto il tempo a disposizione per esso. Le scadenze per compiti difficili sono particolarmente importanti: molto spesso abbreiamo e redigiamo lavori su un compito difficile, perché ci sembra immenso - una scadenza chiara aiuta a renderlo più comprensibile.
Per cominciare, prova a ridurre il lavoro su un compito per il quale di solito trascorri diverse ore, per mezz'ora - forse tu stesso non ti accorgerai di come affrontare tutto più velocemente del solito. È vero, vale la pena fare attenzione qui - fissare scadenze realistiche (non cercare di fare tutto il lavoro del giorno in due ore) e non portarti da solo se non sei in grado di gestire l'attività nel tempo assegnato: non lavori in costante stress e niente panico.
Dedica meno tempo a compiti non importanti.
Non tutte le attività lavorative sono ugualmente importanti - quindi non vale la pena spendere lo stesso tempo per loro. Simon Reynolds, un mentore aziendale, consiglia di lasciare dieci minuti o anche meno per piccole attività: molto spesso non richiedono prestazioni perfette, quindi puoi donarle per svolgere compiti più importanti. Secondo Reynolds, è possibile risparmiare fino a 90 minuti al giorno - l'importante è cercare di ridurre il tempo necessario per le attività più volte al giorno. Inoltre, uno dei modi migliori per inserire il ritmo all'inizio della giornata lavorativa è quello di eseguire un piccolo (questo è importante!) E non il compito più difficile. Questo è paragonabile all'allenamento del mattino: ti sentirai meglio e sarai in grado di fare altre cose.
Un'altra tecnica utile - prova a spendere per prendere decisioni solo un minuto. Passiamo spesso un sacco di tempo a pensarci, ma non sempre le decisioni prese diventano migliori. Se noti che conosci spesso la decisione giusta, ma prenditi del tempo, prova a fissare una scadenza di 60 secondi.
Scegli uno schema di gestione del tempo adatto.
Ci sono molte tecniche che ti aiutano a diventare più produttivo e a costruire meglio la tua giornata - l'importante è trovarne uno tuo. Uno dei più comuni è la "tecnica del pomodoro" (il suo creatore utilizzava un timer a forma di pomodoro). Si basa su una logica semplice: abbiamo bisogno di tempo per essere coinvolti nel lavoro e svolgerlo in modo efficace, e il tempo di riposare. La "tecnica del pomodoro" implica che dividi il tuo lavoro in blocchi - "pomodori".
È necessario impostare un timer per 25 minuti (questo è un "pomodoro"), durante il quale si sarà impegnati solo nel lavoro, senza essere distratti da qualcos'altro. Dopo che il timer squilla, prendi una pausa di cinque minuti, quindi avvia un nuovo blocco. Dopo tre o quattro blocchi da 25 minuti, prendi una pausa più lunga e riposa per 15-30 minuti.
Non è necessario attenersi rigorosamente a queste cifre: gli intervalli di tempo possono essere qualsiasi, la cosa principale non è troppo breve - altrimenti non si avrà il tempo di fare una certa quantità di lavoro senza essere distratti. Questa tecnica è molto efficace: per un periodo di tempo in cui non fai altro che lavorare, puoi prendere molto di più. Inoltre, nei "pomodori" puoi misurare quanto tempo dedichi a un determinato compito - ed è meglio pianificare il tuo tempo.
Pensa a cosa puoi rifiutare
È importante valutare in modo adeguato e rigoroso la quantità di lavoro che svolgi, quindi risulterà essere più veloce. Coach Mark McCartney consiglia a sangue freddo di scartare tutte le cose inutili: valuta quali sono i tuoi compiti più importanti e importanti e quali puoi tranquillamente lasciare (o provare a delegare). Secondo McCartney, molto spesso accettiamo di fare qualcosa sulla macchina, senza pensare al motivo per cui questo compito conta e se sia davvero così importante.
L'approccio critico aiuta a rendere la vita più facile e prioritaria. In pratica, questa raccomandazione riguarda principalmente la posta elettronica: pensa a come è possibile ottimizzare il processo (ad esempio, utilizzare modelli o risposte automatiche per e-mail che non richiedono una risposta ponderata) e se tutti i messaggi valgono o meno la risposta.
Fai delle pause
Lo sai già: una persona stanca semplicemente non può lavorare in modo efficace. Spesso, per fare di più, ci sforziamo di lavorare più a lungo e senza pause, anche se vale la pena fare esattamente il contrario. Chiunque abbia abbandonato l'abitudine di dormire per un paio d'ore al giorno sa per esperienza che se si dorme abbastanza e si ha un buon riposo dal lavoro la sera, si diventa molto più produttivi e si è in grado di fare molto di più che se si dorme mezzo addormentato. Inoltre, fermati il più possibile. Allo stesso tempo (e lo sai anche tu) la pausa dovrebbe essere di alta qualità: non dovresti restare nello smartphone o iniziare a sfogliare Facebook - è meglio allontanarsi dal computer per un po 'e distrarre dal flusso di informazioni.
Sii onesto con te stesso
Forse il consiglio più importante: solo tu puoi capire esattamente cosa sta ostacolando la tua produttività. Spesso abbiamo meno tempo a causa di abitudini consolidate - e qui dovremmo ammettere onestamente che vale la pena cambiare. Quando vieni al lavoro, trascorri venti minuti per essere coinvolto nel processo? Ti piace bere un caffè con un collega dopo pranzo? Passaggio costante tra le attività e non è possibile concentrarsi su una cosa? Attenersi ai messaggeri? Sai cosa fare.