Temporaneamente non disponibile: perché e come chiamare le persone nell'era degli instant messenger

Circa vent'anni fa la frase "Chiamami quando sali fino al cottage" causerebbe almeno perplessità. Gli smartphone sono diventati una parte naturale e indispensabile dei nostri movimenti: ora possiamo essere raggiunti ovunque e questo è un grande vantaggio. Ma questo è anche un aspetto negativo - ora possiamo essere raggiunti ovunque. Abbiamo iniziato a trattare le questioni dello spazio personale e della comunicazione aziendale in modo diverso: alcune persone hanno completamente smesso di usare il telefono per le chiamate, considerandole indecenti, arcaiche e inappropriate.

I telefoni sono cambiati molto nelle nostre vite e, tra le altre cose, ci hanno permesso di smettere di parlarne alla fine. Solo pochi anni fa, la domanda "è educato chiamare un collega o un socio in affari?" semplicemente non si è presentato. Ecco il suo numero, puoi chiamare dalle dieci alle sei, se lui non risponde al telefono, significa che è andato a cena, tornerà sul posto di lavoro e richiamerà quando sentirà un messaggio sulla segreteria telefonica. E se non abbiamo un numero di lavoro, ma uno mobile, è possibile chiamare allora? E se lavora da casa e ha un bambino piccolo? E se fosse in riunione? Forse è meglio prima inviare SMS? O anche scrivere su Twitter? Oggi nasce la nuova etichetta telefonica, e le regole riguardano non solo i telefoni, ma anche gli instant messenger, le e-mail e molto altro.

Voce o testo?

Lo scrittore ed editore di Business Insider Nicholas Carlson ammette di leggere la maggior parte delle e-mail attraverso l'app sul suo smartphone e si comporta così: dà una risposta molto rapida e breve al 5% delle e-mail; se il mittente è molto importante, scrive una lettera di risposta estesa (1% dei casi), invia un messaggio all'archivio senza leggerlo (74% dei casi), si concede tempo, solitamente un giorno o due, a pensare alla risposta (20% dei casi). Cioè, la posta elettronica è, soprattutto, lenta. Qualsiasi canale di comunicazione che coinvolge molte lettere non è troppo veloce.

Ma cosa succede se hai bisogno di trovare la soluzione del tuo interlocutore in questo momento? Posso comporre un numero? Il consulente aziendale Cyrus Stoller crede che, dal momento che tutti ora utilizzino gli smartphone, abbiamo bisogno di espandere i nostri canali di comunicazione, ma usarli in base alle nostre esigenze. Dice: "Volete ricevere una risposta da me in trenta minuti - fate una telefonata - in due ore - scrivete un SMS - entro un giorno - inviate un messaggio tramite un instant messenger, in un giorno o più tardi scrivete una e-mail". Al telefono, dice quanto segue: "Quando componi il mio numero, puoi essere sicuro al cento per cento che capirò esattamente cosa vuoi dirmi e che ho ricevuto il tuo messaggio. Se esiti a strapparmi da ciò che sto facendo, forse non è così importante. "

Quando sicuramente non chiamare

Ci sono delle regole quando puoi e quando non puoi chiamare? In realtà, si stanno formando proprio ora e, come in qualsiasi fase di transizione, non sono ancora stati risolti. Una regola più o meno consolidata è: se questa non è una conversazione molto importante e urgente, allora è meglio scrivere prima. Ma ci sono casi in cui sicuramente non vale la pena di comporre il numero di una persona su questioni di business. Ad esempio, se hai ricevuto un numero di telefono da un amico (collega) e la persona che te lo ha consegnato non ha specificato se un estraneo può chiamare liberamente - e il numero della persona di cui hai bisogno non è pubblicamente disponibile. In questo caso, è meglio verificare con la fonte se è possibile farvi riferimento.

Non chiamare se l'orologio è più di sette di sera. Sì, è possibile che questo sia il momento dell'infanzia per te, e tu hai appena iniziato a essere coinvolto nel flusso di lavoro, ma molte persone alle sette di sera preferiscono buttare fuori di testa le domande di lavoro per tornare da loro il mattino successivo.

Non chiamare se la domanda che ti interessa richiede di pensare. Ti piacerebbe lavorare per la nostra azienda? Quanto sei disposto a pagare per i nostri servizi? Le risposte a queste domande sono difficili da dare in fretta, quindi dai alla persona il tempo di pensare. La posta elettronica è più adatta a questo scopo.

Non utilizzare il telefono se il tuo collega o partner è millenario. I giovani dipendenti ammettono spesso di percepire un'improvvisa chiamata senza una precedente e-mail come un'invasione del loro spazio personale e molte grandi aziende hanno completamente abbandonato i telefoni nei luoghi di lavoro dei propri dipendenti.

Quando è meglio usare il telefono

Ok, ci sono momenti in cui non puoi fare a meno di un telefono. Ad esempio, se è necessario raggiungere la struttura dello stato. Qualcosa ti dice che se li twittate, dovrai aspettare molto tempo per una risposta. Molto lungo

Chiama, se hai una questione molto urgente e importante, e non sei sicuro che la persona risponda rapidamente ai messaggi. O se il tuo collega ha detto che il telefono per lui è il canale di comunicazione più preferito. In un mondo ideale, tutto è come questo: le persone si incontrano e si dicono l'un l'altro: "Mi chiamo Alexander, e adoro essere chiamato e non pubblicato su Facebook". O viceversa: "Io sono Tatiana, odio parlare al telefono con estranei". Inoltre, vale la pena chiamare se hai accettato di chiamare ad una certa ora.

Cosa dire?

Molto spesso, dopo aver telefonato all'abbonato, ci perdiamo, iniziamo a confonderci tra le parole e dimentichiamo persino quello che volevamo dire. Per evitare questo, si consiglia di tenere a mente un piccolo memo. Per prima cosa, presentati. Quando una persona prima chiama per discutere di una questione aziendale, spesso dimentica di dare il suo nome o la compagnia in cui lavora, lasciando che l'interlocutore sia tormentato da congetture. Basta dire: "Buonasera, mi chiamo Ekaterina Ivanova, vengo dalla compagnia ..." Se hai già incontrato prima e non sei sicuro che la persona ricordi il tuo nome, dicci esattamente dove hai incrociato le strade. Qualcosa del tipo: "Buon pomeriggio, questa è Marina, ci siamo incontrati con te a una colazione di lavoro per corse di cani".

In secondo luogo, specifica se è conveniente parlare al tuo interlocutore: potrebbe essere a una conferenza, a una riunione di lavoro, in bagno, dopotutto. Dopo che ti sei presentato e sei convinto di essere pronto ad ascoltare, puoi arrivare al punto. Onestamente, dimentica domande educate come "Come sta il tuo cane?" Se non sei un veterinario, ovviamente.

Come parlare?

Se hai davvero bisogno di amare la persona dall'altra parte della torre cellulare, usa tecniche molto semplici, ma efficaci per questo. Per iniziare, sorridi e siediti così durante tutta la conversazione, anche se la tua mascella si stanca. Sarai sorpreso di quanto tutto cambierà dopo - un sorriso si fa sempre sentire in una conversazione telefonica.

La seconda tecnica importante: cercare di concentrarsi completamente sulla conversazione. Se Giulio Cesare fosse al posto tuo, sarebbe riuscito a scrivere diverse lettere, aprire un IP e concordare una colazione di lavoro con un collega. E alla fine convincerei l'interlocutore che è un maleducato borghese, perché le persone sentono sempre che non le stai prestando la massima attenzione. Non giocare al solitario, non scrivere una e-mail, non chiedere ad un collega di comprarti un caffè - dedica solo te stesso alla conversazione per pochi minuti.

Tutti conoscono il terzo metodo, ma per qualche motivo è usato raramente. Contatta la persona per nome. Se chiami a qualsiasi organizzazione, e la voce meccanica ti dice: "Ciao, Elena - cosa posso aiutarti", significa che la persona al telefono non si è ancora svegliata, è immersa nei suoi pensieri e non ti sta ascoltando. Di ': "Ciao, Elena, e il mio nome è Anna" e vedrai che funzionerà, come un bacio su Biancaneve, l'interlocutore prenderà vita.

L'e-mail e gli instant messenger davano alle persone a cui non piace parlare al telefono (e ce ne sono moltissime) l'opportunità di evitarlo. E le telefonate stesse si sono in qualche modo screditate - molte persone non prendono più il telefono se un numero di telefono non familiare si riflette sullo schermo: cosa succede se improvvisamente una pubblicità di nuovo?

Sì, per raggiungerci ora è molto più facile di venti anni fa. Ancora più facile di un paio di anni fa, perché il numero di canali di comunicazione è in costante aumento: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Non risponde ai messaggi nel messenger di Facebook? Gli scriviamo su Twitter, chiamiamo WhatsApp - e così via fino a quando lo smartphone della sfortunata persona esce dalla vibrazione e non si arrende. Insieme all'aumento del numero di canali di comunicazione, cambia anche l'etichetta del loro uso. Una volta era difficile immaginare che avresti scritto a una persona su un problema commerciale su Facebook, perché i social network erano esclusivamente spazio personale. Oggi è difficile immaginare che tu prenderai e chiamerai un estraneo come questo se hai, per esempio, il suo indirizzo email.

Le regole sono nate in questo momento. Forse tra un paio di anni avremo un elenco accurato di programmi di messaggistica istantanea, obbligatorio per ogni tipo di attività o posizione, ma finora questa lista non è presente, ci stiamo muovendo in modo intuitivo. Le conversazioni telefoniche non sono ancora scomparse, ma sono diventate molto meno - non perché sono cattive o scomode, ma perché le persone hanno una scelta. E se non riesci a parlare al telefono, forse ora è il momento di indicare sul tuo biglietto da visita Skype, Telegram o Twitter?

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