Lista di controllo: 8 segni che non sai come allocare il tempo
alexander savina
Sembrerebbe valutare l'efficacia delle capacità di gestione del tempo molto semplice: se hai tempo per fare tutto il lavoro entro il periodo specificato o sei in grado di accelerare in una situazione critica e svolgere le attività il più rapidamente possibile, allora è tutto a posto. Ma a volte i problemi con l'allocazione del tempo non sono così ovvi - ad esempio, se hai tempo per tutto, ma di volta in volta senti che stai agendo al limite delle possibilità. Capiamo come capire questo - e cosa fare al riguardo.
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Non puoi stimare quanto durerà la tua azione.
Se noti che sei stabilmente in ritardo da cinque a dieci minuti (per lavoro, per incontrare gli amici e ovunque tu sia), forse il problema è che non comprendi appieno quanto tempo hai compiti diversi. Succede - sembri essere sicuro che la questione è semplice, e solo alla fine ti rendi conto che avresti bisogno di altri dieci minuti.
La buona notizia è che si può far fronte a questo: se si nota una propensione a pianificare tutto nello stesso momento, è sufficiente apporre su ogni caso il doppio del tempo - o almeno quei quindici minuti supplementari. Molte persone usano questa tecnica quando pianificano la loro giornata di lavoro: ricorda che una forza imprevista può sempre essere inserita in un elenco armonioso di compiti.
2
Non hai un piano chiaro per la giornata.
Una lista di cose da fare è uno degli strumenti di gestione del tempo più semplici ed efficaci: grazie a questo, puoi facilmente capire quanto tempo hai speso per le attività e dove il sistema va in crash. Tutto questo, naturalmente, non significa che devi contare sul giorno fino all'ultimo minuto - ma almeno per capire l'elenco delle domande e pensare a cosa e in quale sequenza sarai coinvolto è sempre utile.
Molti nel lavoro e al di fuori sono ostacolati dalla sensazione che ci siano troppi problemi e non è chiaro quale prendere in primo luogo. Il diario o il business plan risolverà questo problema e aggiungerà dettagli sul giorno: l'elenco degli oggetti spaventa molto meno del caos nella mia testa.
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Hai paura di delegare
"Se vuoi fare qualcosa di buono, fallo da solo" - un'idea popolare, ma non più produttiva: c'è sempre il rischio di collezionare così tante cose che semplicemente non riesci a farcela. Se sei abituato a seguire il processo dall'inizio alla fine e non sei pronto a lasciar andare il controllo, ma questo inizia a interferire con la produttività, valuta se è il momento di delegare parte delle attività a qualcun altro.
E se lasci andare le domande di lavoro, non sei ancora pronto, allora è abbastanza possibile affidare la pulizia a qualcun altro, e invece di cucinare dopo una giornata impegnativa - ordinare il cibo a casa. Il tempo libero può essere speso per il riposo - per essere più produttivo il giorno successivo.
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Non hai la priorità
Per ottimizzare il tempo, non è sufficiente capire cosa devi fare in un giorno: devi anche valutare cosa è importante fare adesso e cosa può aspettare. "Molto spesso rimandiamo compiti importanti, quelli che ci fanno pressioni - a causa dello sforzo mentale che dobbiamo mettere per concentrarci su di loro", ha dichiarato l'allenatore Kimberly Medlock.
È più facile rispondere a una dozzina di lettere, anche se non richiedono una reazione urgente, piuttosto che prendere una relazione ampia e importante che deve essere presentata il prima possibile, anche se è più produttivo prestare attenzione alla seconda. Se questo è il tuo caso, prova a riconsiderare le priorità: non importa quanto sia difficile assumere la maggior parte del lavoro, sarai sicuramente grato a te stesso che l'hai fatto.
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Stai provando a fare dieci cose contemporaneamente.
Non tutti gli esperti considerano il multitasking una buona idea. E se è facile far fronte a due casi meccanici (ad esempio, ascoltando un podcast e contemporaneamente), due azioni che richiedono attenzione continua (ad esempio, guardare una serie TV e provare a rispondere alla posta elettronica allo stesso tempo) sono più difficili da combinare - molto probabilmente lo farai rapidamente passare da un'attività all'altra.
Contrariamente a ciò che la logica impone, probabilmente farai fronte più rapidamente al caso se presti attenzione solo a lui. Puoi provare la famosa "tecnica del pomodoro": avvia un timer per venticinque minuti e non essere distratto da nulla in questo momento - quando il tempo è scaduto, puoi fare una pausa di cinque minuti.
Puoi provare metodi meno rigorosi - ad esempio, per assegnare un tempo specifico per un'attività specifica (la scadenza ti consente di lavorare più velocemente - la cosa principale non è di allungare troppo) o semplicemente cercare di minimizzare gli stimoli esterni. Inizia con una e-mail: invece di correre a controllare una volta ogni mezz'ora, accantonare alcuni minuti due o tre volte al giorno.
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Non ti stai rilassando
Dopo gli anni dello studente, molti si troveranno di fronte a una scoperta difficile: non dormire tutta la notte, e poi, come se nulla fosse accaduto, non possono fare affari. Probabilmente hai notato che nei giorni in cui non dormivi abbastanza o che eri solo molto stanco, ti distrassi più spesso, e il lavoro andava molto più lentamente di quanto avrebbe potuto.
In questi casi, c'è sempre il rischio di cadere in un pericoloso solco quando ti accorgi di aver fatto poco durante il giorno e di finire le cose a tarda notte, in modo da non dormire abbastanza il giorno dopo e lavorare meno di quanto potresti. Se ti accorgi di questo, sappi che il miglior aiuto di produttività è un buon sogno (non dimenticarti della sua igiene!).
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Non sai come dire di no
Troppe attività sono semplicemente impossibili da realizzare: provare a fare tutto in una volta, a un certo punto, potresti dover sacrificare qualità o termini. Ci sono sempre quelli intorno a te che chiedono un favore o un servizio, ti sembra che non ci sia nulla di sbagliato in una piccola azienda - finché non ti accorgi che numerose richieste interferiscono con la tua, molto più importante per te.
È facile sopravvalutare quanti compiti si è in grado di affrontare, oltre a commettere un errore con il tempo che è necessario per loro - e tutto questo, a sua volta, può portare al burnout. Ecco perché è così importante imparare a dire "no" in tempo: è meglio rifiutarsi immediatamente di fare qualcosa piuttosto che riempire le scadenze, fare tutto male o semplicemente esaurirsi.
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Stai cercando di rifare il tuo ritmo
Il consiglio più frequente che si può ascoltare quando si parla di produttività è: "Alzati presto e fai di più al mattino" - questo è ciò che presumibilmente fanno Anna Wintour, Tim Cook e Richard Branson. Forse ispirato dal loro esempio, ti alzi alle cinque del mattino per fare pratica, per incontrare la tua ragazza a colazione e per essere al tavolo dell'ufficio già alle nove - ma invece di allegria e disponibilità a finire rapidamente le cose ti senti sopraffatto e stanco.
Sfortunatamente, non esiste una ricetta universale per la produttività. È possibile che sia più facile allenarsi e incontrarsi con gli amici non al mattino presto, ma la sera dopo il lavoro - e il picco della produttività non è alle nove del mattino, ma alle tre del pomeriggio, dopo una pausa pranzo. Invece di provare a diventare un'allodola, ascolta il corpo - così ti sentirai molto meglio.
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