Come organizzare efficacemente lo spazio di lavoro
Alexandra Savina
La maggior parte del giorno che trascorriamo al lavoro, sia in ufficio che in casa. Tuttavia, spesso sacrifichiamo il nostro conforto e raramente pensiamo a come lo spazio intorno a noi ci influenza. Se ti sembra che non hai tempo e sei impantanato in un mucchio di doveri, è possibile che la questione sia in una pila di carte non assemblate sul tavolo dove è impossibile trovare qualcosa. Condividiamo suggerimenti che ti aiuteranno a organizzare meglio il tuo posto di lavoro per lavorare in modo più produttivo.
Sbarazzati dell'eccesso
Prima di iniziare a riorganizzare il posto di lavoro, è necessario eliminare tutto il necessario. Anche se lavori più produttivamente a un tavolo non pulito, liberarti di ciò che non porta alcun bene non ti farà male. Questo vale per tutto: documenti di lavoro, articoli di cancelleria e qualsiasi altra cosa: cerca di fare il minimo necessario. Getta a sangue freddo ciò che non ti aiuta nel tuo lavoro: un paio di cose memorabili e una foto preferita in una cornice non interferiscono, ma se sono molto più grandi, possono prendere una parte seria della superficie di lavoro.
Pulizie di primavera ogni pochi mesi e tenerlo pulito regolarmente. Scegli il programma più conveniente per te stesso (ad esempio, 15 minuti alla fine di ogni giorno lavorativo o un'ora di venerdì) e attenersi ad esso - sarà più facile mantenere l'ordine e documenti e documenti non si accumuleranno sul tavolo. E per sbarazzarsi di inutili era più facile, tenere sempre un cestino vicino al tavolo. Inoltre, alla fine della giornata è utile pulire il tavolo con un panno antibatterico.
Zone parte con documenti eazionali
Siamo onesti: carta - la principale fonte di spazzatura sul desktop. E, sebbene lavoriamo sempre meno con loro, non ci sono tante aziende che sono passate completamente alla gestione elettronica dei documenti come avrebbe potuto essere. Per gestire il flusso è stato più semplice, sul tavolo si possono avere due vassoi o due cartelle, a seconda del numero di documenti con cui si deve trattare. Nel primo, è necessario aggiungere tutto nuovo: applicazioni per la firma, lettere non aperte e simili. Nel secondo, è necessario inviare i documenti che hai guardato e che devono essere trattati in seguito, quindi nulla sarà lasciato senza attenzione.
Per documenti che non hai bisogno di trattare in questo momento, ma che devi ancora portare con te, è meglio avere un certo sistema di archiviazione. Non è necessario avere cartelle familiari: se non si dispone di molto spazio sul tavolo, è possibile provare a appendere i vassoi speciali (ad esempio, per riporre i giornali) sul muro. Piccole note, note e promemoria invece di una noiosa bacheca possono essere appesi su una griglia speciale. Documenti particolarmente importanti possono essere scansiti e archiviati su una copia del computer.
Considera il sistema di scorciatoie e rifiuti: forse basterà semplicemente firmare le cartelle, o forse sarà utile contrassegnarle con il colore per trovare quello che ti serve più rapidamente. Quando si piegano le carte, chiediti se hai davvero bisogno di loro e se le contatterai in futuro - la maggior parte di ciò che immagazziniamo "nel caso" non useremo mai. Cerca di non avviare la cartella "Altro" o "Varie" - molto probabilmente, nel tempo ti dimenticherai di cosa esattamente si trova lì.
Cerca di introdurre il principio "Carta - azione". Non lasciare che i documenti e le note si trovino sul tavolo, considerali come un'azione da eseguire: ad esempio, il biglietto da visita su cui è scritto il numero di telefono è un'occasione per creare un nuovo contatto sullo smartphone o prendere nota nel diario di cui hai bisogno chiamare
Usa scatole e altri strumenti di archiviazione.
Dopo aver gestito i documenti, prestare attenzione ad altri elementi sul desktop. Con qualsiasi amore tu scelga di cancelleria, è meglio non tenerli tutto il tempo sul tavolo, e ottenere a seconda delle necessità - quindi ci sarà più spazio e meno polvere. Per le piccole cose, è possibile, ad esempio, utilizzare i sottobicchieri delle uova. In una scatola o in un contenitore separati vale la pena di inserire ciò che non si usa molto spesso: ad esempio, un tratto, una calcolatrice o un nastro adesivo.
Scatole, cartelle e contenitori di stoccaggio sono economici (possono essere trovati nella stessa IKEA), ma aiuteranno a utilizzare lo spazio di lavoro in modo molto più efficiente, sia in ufficio che a casa. Scegli quelli durevoli che dureranno a lungo - e non dimenticare di pensare al sistema di etichette e rifiuti, come nel caso dei documenti.
Mantieni i fili in ordine
Per rendere il desktop più pulito, devi nascondere i cavi e le prolunghe: puoi acquistare un contenitore speciale o puoi provare a farlo da solo - da una scatola di scarpe. Se non c'è molto spazio e non c'è spazio per nascondere i fili, dovresti almeno legarli delicatamente in modo che non interferiscano e non siano confusi.
Ordina i file sul computer
Un altro punto importante nell'organizzazione dell'area di lavoro è l'ordinamento dei file sul computer. Se non l'hai ancora fatto, metti da parte un'ora o due per organizzare i documenti in un modo nuovo: è spaventoso da accettare, ma poi ti ringrazierai. Proprio come nel caso dei documenti ordinari, la sistematizzazione e le etichette che sono convenienti per te sono di grande aiuto. Se devi spesso lavorare con versioni diverse dello stesso documento, è utile considerare un sistema di denominazione che sia comprensibile a tutti i dipendenti che lavorano sull'attività. Inoltre, il nome di ogni nuova versione, è possibile aggiungere la data e, se necessario, il tempo: sarà così facile capire quando sono state apportate le ultime modifiche e confrontare le versioni.
Cartelle che non ti servono in questo momento, ma che saranno utili in futuro, puoi archiviare, quindi sarà più facile navigare. Una copia dei documenti più preziosi dovrebbe essere archiviata nel servizio cloud, per ogni evenienza.
Disporre ulteriore spazio di archiviazione.
Questo consiglio è necessario soprattutto per chi lavora da casa, e non solo con i documenti, ma anche con materiali più voluminosi: se si lasciano i documenti sul tavolo per il weekend in ufficio, non è così spaventoso, quindi a casa si desidera che lo spazio sia il più pulito possibile. Non tutti hanno un ufficio separato o una grande area di lavoro, ma in questo caso c'è una via d'uscita. È possibile aggiungere scaffali sospesi sopra il tavolo o disporre ulteriore spazio di archiviazione sottostante.
Dividere il posto di lavoro in zone
Questa è una tecnica utile che ti aiuterà a far fronte in modo più efficace a diversi compiti: prendere posto per lavorare al computer e un'area separata per compiti che possono essere risolti senza di essa - con documenti stampati o, ad esempio, brainstorming con un taccuino in mano. Anche se si dispone di un tavolino, è possibile circoscrivere lo spazio: è sufficiente, ad esempio, spostarsi dall'altra parte o sedersi su un divano comune.
Se lavori da casa, è molto importante assegnare uno spazio separato per il lavoro (anche se fa parte di un tavolo da cucina o di un tavolino pieghevole). Ciò è necessario soprattutto per separare il lavoro e la vita personale (lavorando da casa può essere difficile passare da una modalità all'altra), ma può essere utile da un punto di vista più pratico. Ad esempio, è utile disporre di un computer di lavoro separato a cui i bambini non si avvicinano e che non si interromperanno nel momento più inappropriato.
Mantieni le cose a portata di mano
Pensiamo che applichi comunque questo principio, ma sarà utile ripeterlo. Quando si imposta un ufficio a casa, organizzare lo spazio e determinare dove si troverà l'una o l'altra cosa, inizia principalmente dal modo in cui è strutturato il flusso di lavoro. Le cose più necessarie dovrebbero sempre essere a portata di mano, altrimenti sii guidato da come usi gli oggetti - ad esempio, tieni la carta vicino alla stampante e adesivi - vicino all'area in cui lavori normalmente con i documenti o leggi i libri necessari per il lavoro.
Prenditi cura di cose che ti fanno sentire meglio.
Pensando allo spazio di lavoro, non dimenticare il comfort, anche nelle piccole cose. È molto importante scegliere una sedia comoda in modo che non ci siano dolori alla schiena e al collo, avere cura di un'illuminazione sufficiente (se è buio in ufficio, comprare una lampada da scrivania) e altre cose che possono far funzionare meglio l'ufficio - per esempio, un cuscino sotto il polso, che aiuta a prevenire la comparsa della sindrome del tunnel, o poggiapiedi, che alleggerisce il carico sulla schiena e sul collo.
Non mangiare alla tua scrivania
Sebbene questo consiglio non riguardi l'organizzazione dello spazio, ma l'organizzazione del processo di lavoro, e sembra ovvio, sono ancora spesso trascurati - ma invano. Quando mangi alla tua scrivania, puoi mangiare più inconsapevolmente (quando siamo occupati, non prestiamo attenzione a quanto mangiamo, anche se non abbiamo fame, e spesso non scegliamo gli snack più utili). Inoltre, una pausa pranzo (anche se piccola) aiuterà a distrarsi dagli affari e a tornare da loro con nuove forze.
Se non è possibile evitare spuntini alla scrivania, scegliere il cibo che non si sbriciola, versare o macchiare (scuotere le briciole dalla tastiera o versare la zuppa su un laptop funzionante è una triste prospettiva), cercare di fare attenzione e non disturbare gli altri (un forte odore di cibo può essere spiacevoli per i colleghi), ripulire dopo di te e assicurarsi di pulire il tavolo dopo cena.
immagini: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store